Combien de fois repérez-vous des erreurs dans les feuilles de calcul dans votre entreprise ?

Combien de fois repérez-vous des erreurs dans les feuilles de calcul dans votre entreprise ?
 

2015/04 : Au Diable Les Méthodes !

Maarten van Leeuwen

Récemment, j'ai rédigé un manuel d'instructions que j'ai distribué à un certain nombre de collègues pour commentaires et corrections. L'un des thèmes du manuel était d'expliquer comment nous calculons la marge brute. La marge brute étant, bien sûr, les revenus moins les coûts directs. La présentation suivante a provoqué des objections :

Prix de vente
-/- Coûts directs
= Marge brute

Un jeune collègue, qui va encore à l'université, n'avait jamais vu le signe -/-. « Qu'est-ce que c'est ? » Je lui ai expliqué que cela signifie « moins », et qu’il est écrit comme ceci afin de lever toute ambiguïté. En effet, un – pourrait être interprété comme un tiret. De même, Je lui ai expliqué qu'un signe de division n'est pas représenté par un : mais par un ÷.

« Haha ! Maintenant je comprends ce que vous voulez dire », a dit mon collègue. « Ce n'est plus utilisé. Tout comme le zéro, qui avait l’habitude d'être présenté comme un Ø et non comme un 0. C'est démodé ».

Démodé effectivement. Mais est-ce que quelque chose est par définition une mauvaise idée si c'est une vieille idée ? S'il vous est arrivé comme moi d'être un citoyen néerlandais, et d'avoir un passeport récent, regardez son numéro. Dans mon cas, et je l'ai étudié avec mon jeune collègue, il est impossible de dire quel est le numéro. Il est alphanumérique, et présente certaines lettres en majuscules, d'autres en minuscules. Les nombres sont parfois grands, parfois petits. Donc, à quoi correspond le 0 ? Est-ce un Ø ou un O ? Dans ce cas c'est sans importance, et ça me fait sourire de penser que le gouvernement néerlandais a rendu la tâche un peu plus difficile à Big Brother pour suivre ma trace. (De toute façon il y a probablement une puce intégrée, mais là je m’égare).

C'est devenu clair pour moi que les universités ne traitent plus sérieusement des sujets de méthodologie, de la science de la mesure et de la science de la science. Je reçois souvent des présentations Excel qui comprennent des nombres avec une quantité différente de chiffres après la virgule. Peu de gens semblent se rendre compte que 100 et 100,00 ne sont pas la même chose. Non pas qu’on ne puisse pas, ou qu’on ne doive pas additionner 100 et 100,00, mais qu’avant tout, on doit rapporter toutes les fractions à un dénominateur commun. C'est un peu surprenant, car ce sujet est enseigné à l'école primaire (ou du moins, il avait l'habitude de l'être !).

Pourquoi est-ce important ? Excel additionne ces numéros sans problème.

C'est important pour une multitude de raisons. L'une d'elles est qu'un travail imprécis donne des résultats imprécis. Une colonne avec des nombres ayant une quantité différente de chiffres après la virgule est difficile à vérifier au premier coup d'œil :

Je sais, le résultat est (délibérément) faux, ce qui est immédiatement perceptible dans la colonne de droite, et pratiquement impossible à détecter sans calculatrice dans la version de gauche.

Mais Excel ne fera pas une telle erreur, n’est-ce pas ? Non en effet, il ne le fera pas. Vos employés feront de telles erreurs AVEC Excel, par exemple en faisant des feuilles de calcul imprécises et en combinant des opérations qui ne le devraient pas. Je pense que si quelqu'un me donnait une tasse de café pour chaque erreur dans une feuille Excel au sein NOTRE organisation, je n'aurais plus besoin d'acheter du café pour le reste de ma vie. Et si vous croyez que notre organisation est l'exception, et que la vôtre ne l’est pas, faites une vérification aléatoire et vous aurez probablement à y réfléchir à nouveau.

De telles erreurs, si elles se glissent dans les offres commerciales par exemple – ce qui arrive malheureusement – peuvent être coûteuses.

Un autre exemple qui explique pourquoi la présentation des nombres est importante, est la psychologie humaine. Chez American Express, une des choses que j’avais à faire - après qu'un chiffrage ait été terminé - était d'arrondir tous les nombres pour qu'ils finissent avec un minimum de trois (si possible) ou deux zéros. Pourquoi ? Car toute personne observant une colonne de nombres se terminant par deux ou trois zéros reconnaît immédiatement que ces chiffres ne sont pas réels, mais correspondent à une estimation ou un budget. Cela soulage le cerveau de centaines de cadres et dirigeants, rien que ça. Cela leur permet de se concentrer sur leurs tâches : l'analyse des nombres, plutôt que d'essayer de comprendre ce à quoi ils correspondent.

Lorsque nous faisons une offre BUDGÉTAIRE à un client, nous terminons le montant avec trois ou quatre zéros. De cette manière, nous indiquons clairement (nous l'espérons) qu'il s'agit d'un budget, et non d'une offre précise. Si vous allez chez un concessionnaire automobile, et que le vendeur vous dit qu'un modèle en particulier coûtera « environ 50 000 », vous ne serez pas surpris si l'offre finale est, disons, 54 355,67. Si le vendeur vous avait dit que la voiture coûtera « autour de 51 567,88 », je ne suis pas sûr que votre réaction eut été la même.

Vous êtes susceptibles de dire que « la ville XYZ est à trois heures de route d’ici » plutôt que « cela prendra 2 heures, 56 minutes et 33,22 secondes pour conduire d'ici jusqu’à la ville XYZ ». Cependant, au supermarché, vous devrez payer 122,34 si c’est le montant indiqué sur le ticket de caisse – vous ne partirez pas en payant 120. Encore une fois, vous serez susceptible de répondre « environ 120 » lorsque votre partenaire vous demandera combien vous avez dépensé.

Alors oui, les méthodes sont importantes, et non, nous ne pouvons pas faire sans elles. On peut faire sans les méthodes, mais cela est coûteux, également au sein de votre organisation. Malheureusement, les universités ne semblent plus se soucier de ces sujets. C'est probablement parce que cela semble ennuyeux. Par conséquent, nous devons former nos employés nous-mêmes sur ces questions.

Maarten van Leeuwen
Directeur Général du Groupe

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